von Alex | Mai 29, 2025 | ClickUp, Tools & Systeme
Mit ClickUp starten: So gelingt Dir der perfekte Einstieg ins Aufgabenmanagement
Du suchst nach einem Tool, mit dem Du Aufgaben, Projekte und Teams effizient organisieren kannst – alles an einem Ort? Dann ist ClickUp genau das Richtige für Dich. Wir zeigen Dir, wie Du mit ClickUp Schritt für Schritt durchstartest, ohne Dich in Funktionen oder Einstellungen zu verlieren. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du mit ClickUp beginnst, welche Funktionen den Unterschied machen und wie wir gemeinsam den Einstieg für Dich so einfach wie möglich gestalten.
Warum ClickUp? Unsere Top–Gründe
Bevor wir tiefer einsteigen, hier ein kurzer Überblick, warum ClickUp für uns (und vielleicht bald auch für Dich) das zentrale Tool im Arbeitsalltag ist:
✅ Alles an einem Ort: Aufgaben, Dokumente, Kalender, Ziele – gebündelt in einer Plattform.
✅ Flexibel anpassbar: Ob Solo-Selbstständige/-r oder großes Team – ClickUp passt sich Dir an.
✅ Effizient & intuitiv: Trotz vieler Funktionen bleibt die Oberfläche übersichtlich und leicht bedienbar.
✅ Kostenlos starten: Du kannst sofort loslegen – ohne Kreditkarte.
Schritt 1: Dein ClickUp Workspace – die Schaltzentrale
Nach der Anmeldung legst Du deinen Workspace an. Das ist deine persönliche Kommandozentrale. Hier steuerst Du alles – von Projekten über Aufgaben bis hin zu Teammitgliedern.
🔧 Tipp: Wähle einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Marketing Team“, „Kundenprojekte“ oder „Startup Roadmap“.
Schritt 2: Spaces, Listen und Aufgaben – so strukturieren wir
ClickUp ist flexibel aufgebaut:
- Spaces sind die großen Themenbereiche (z. B. „Vertrieb“, „Produkt“, „Design“).
- Folders und Listen helfen Dir, Projekte und Aufgaben logisch zu gliedern.
- Tasks sind die konkreten Aufgaben – mit Beschreibung, Deadline, Priorität, Zuweisung und Kommentaren.
💡 Profi-Tipp: Du kannst Aufgaben auch in mehreren Ansichten anzeigen lassen – Listenansicht, Kanban-Board, Kalender oder Timeline. Nutze die Ansicht, die am besten zu Deinem Workflow passt.
Schritt 3: Aufgaben anlegen und produktiv werden
Jetzt wird’s konkret: Erstelle deine ersten Aufgaben. Dabei kannst Du:
- Unteraufgaben oder Checklisten anlegen
- Aufgaben bestimmten Personen zuweisen
- Fälligkeitsdaten festlegen
- Dateien und Notizen direkt anhängen
🔁 Wiederkehrende Aufgaben? Kein Problem – ClickUp kann sie automatisch duplizieren. So sparst Du Zeit und bleibst am Ball.
Schritt 4: Dein Team einladen (wenn Du magst)
ClickUp funktioniert alleine, aber besonders gut im Team. Lade Kolleg/-innen ein, teile Aufgaben und kommuniziere direkt über Kommentare – ohne endlose E-Mail-Ketten.
📣 Extra-Tipp: Nutze @Erwähnungen, um Aufgaben direkt mit Teammitgliedern abzustimmen.
Schritt 5: Automatisierungen & Integrationen nutzen
Wenn Du einmal drin bist, wirst Du ClickUp lieben – besonders wegen der Automatisierungen (z. B. Statuswechsel bei Erledigung) und Integrationen (mit Slack, Google Workspace Anwendungen wie Drive, Zoom & Co.).
🎯 Unser Tipp: Starte mit den Basics, und erweitere deinen Workspace Schritt für Schritt. ClickUp wächst mit Dir!
Du möchtest bei der Einrichtung von ClickUp unterstützt werden oder deine Mitarbeitenden sollten idealerweise ein professionelles OnBoarding [Einarbeitung] zum Thema ClickUp erhalten? Dann kontaktiere uns gerne und wir unterstützen Dich und dein TEAM bei der Integration von ClickUp in deinem Unternehmen. Als erfahrener ClickUp Experte sind wir seit 2025 sogar offiziell durch ClickUp zertifiziert. 
Fazit: Mit ClickUp zum organisierten Workflow
Der Einstieg in ClickUp ist leichter, als viele denken – vor allem, wenn wir ihn gemeinsam Schritt für Schritt angehen. Egal ob Du Deine persönliche Produktivität verbessern oder ein ganzes Team effizient steuern möchtest: ClickUp bietet Dir die Struktur und Flexibilität, die Du brauchst. Also: Lass uns gemeinsam starten. Kontaktiere uns kostenfrei und erlebe, wie einfach gutes Projektmanagement sein kann.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Mai 29, 2025 | Google Workspace, Tools & Systeme
So behältst Du den Überblick: E-Mails labeln in Gmail leicht gemacht
Kennst Du das? Dein Gmail-Posteingang quillt über, wichtige Nachrichten verschwinden im Chaos und Du verlierst den Überblick. Ganz unabhängig davon, ob du dein Gmail-Postfach privat oder sogar beruflich verwendest, ob du auf die kostenfreie Version oder das professionelle Google Workspace zurückgreifst. Die gute Nachricht: Gmail bietet Dir mit Labels (auch „Etiketten“ genannt) ein mächtiges Tool, um Deine E-Mails einfach und effektiv zu organisieren – und das ganz ohne zusätzliche Tools. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du E-Mails in Gmail labeln kannst, warum das sinnvoll ist und welche Tipps Dir helfen, mehr Struktur und Ruhe in Deinen digitalen Alltag zu bringen.
Was sind Labels in Gmail?
Labels funktionieren ähnlich wie Ordner, haben aber einen entscheidenden Vorteil: Eine E-Mail kann mehrere Labels gleichzeitig tragen. So kannst Du beispielsweise eine Nachricht sowohl dem Projekt „Marketing-Kampagne“ als auch dem Label „Rechnungen“ zuweisen – ohne sie zu kopieren oder zu verschieben.
Warum solltest Du Labels nutzen?
✅ Bessere Übersicht: Sortiere Deine E-Mails nach Themen, Kunden, Projekten oder Priorität.
✅ Zeitersparnis: Mit ein paar Klicks findest Du genau die E-Mail, die Du suchst.
✅ Mehr Produktivität: Ein klar strukturierter Posteingang schafft Fokus.
So labelst Du E-Mails in Gmail – Schritt für Schritt
1. Label erstellen:
- Öffne Gmail im Browser.
- Klicke im linken Menü auf „Mehr“ > „Label erstellen“.
- Gib dem Label einen Namen [Bezeichnung], z. B. „Kundenanfragen“ oder „To-Do“.
2. E-Mails labeln:
- Wähle eine oder mehrere E-Mails aus.
- Klicke oben auf das Label-Symbol (wie ein Etikett).
- Wähle ein vorhandenes Label oder erstelle ein Neues.
- Optional: Farben zuweisen, um Labels visuell zu unterscheiden.
3. Automatisieren mit Filtern:
- Gehe ins Zahnradmenü > „Alle Einstellungen anzeigen“ > „Filter und blockierte Adressen“.
- Klicke auf „Neuen Filter erstellen“.
- Gib Kriterien ein (z. B. Absender, Betreff) und klicke auf „Filter erstellen“.
- Aktiviere „Label anwenden“ und wähle das passende Label.
💡 Tipp: Kombiniere Labels mit Sternen oder der „Wichtig“-Markierung, um besonders relevante Nachrichten hervorzuheben.
Best Practices für mehr Struktur
- Nutze klare und einheitliche Bezeichnungen – z. B. „Projekt_X“, „HR_Bewerbungen“, „Kundensupport“.
- Farbe ist King: Farben helfen beim schnellen Scannen deiner Inbox.
- Weniger ist mehr: Verwende lieber wenige, gut durchdachte Labels statt Dutzende ungenutzte.
Lass Dich zum idealen Einsatz von Google-Produkten in deinem Unternehmen von uns beraten und dein TEAM anschließend von uns schulen. Als Experten Google Workspace unterstützen wir Dich und dein Unternehmen. Für mehr Produktivität, Wirkung und Lebensqualität.
Fazit: Mit Labels zu einem aufgeräumten Gmail–Postfach
Das Label-System von Gmail (unabhängig davon, ob du die kostenfreie oder die professionelle Google Workspace Version verwendest) ist mehr als nur eine Spielerei – es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Du Ordnung in Dein digitales Leben bringst. Ob für den Job, Dein Business oder privat: Wenn Du Labels einmal richtig einsetzt, wirst Du nie wieder ohne arbeiten wollen. Probiere es aus – Dein Posteingang wird es Dir danken!
Du verwendest Gmail für dein Unternehmen? Dann denke auch über ein Google Unternehmensprofil nach. Mit diesem kostenfreien Profil präsentierst du Dich und deine Business-Idee maximal professionell
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | März 2, 2025 | Einzelhandel, Tools & Systeme
Kommunikations-Apps für Mitarbeitende in praktischen Berufen: Ein Vergleich von Beekeeper, Flip und Microsoft Teams
In der heutigen Arbeitswelt spielen digitale Kommunikationstools eine immer wichtigere Rolle. Besonders in praktischen Berufen wie dem Einzelhandel, die oft vor Ort und nicht im Büro ausgeführt werden, ist die Wahl der richtigen Kommunikations-App entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit. Drei der bekanntesten Tools in diesem Bereich sind Beekeeper, Flip und Microsoft Teams. Doch welche App eignet sich am besten für Mitarbeitende in praktischen Berufen wie dem Einzelhandel? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Funktionen, Vorteile und möglichen Herausforderungen der drei Tools und geben Dir zusätzlich einen wertvollen Tool-Tipp für dein Unternehmen im Einzelhandel.
1. Beekeeper: Die spezialisierte Lösung für Frontline-Mitarbeitende
Beekeeper ist eine Kommunikationsplattform, die speziell für Mitarbeitende im Frontline-Bereich, wie beispielsweise in der Produktion, im Handel oder in der Gastronomie, entwickelt wurde. Das Tool ermöglicht eine einfache, aber effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams, die oft nicht an festen Arbeitsplätzen sitzen.
Funktionen:
Echtzeit-Kommunikation: Beekeeper bietet Funktionen wie Gruppen-Chats, private Nachrichten und Broadcasts, um Informationen schnell zu verbreiten.
Einfacher Zugang: Da Beekeeper hauptsächlich über mobile Endgeräte genutzt wird, können Mitarbeitende jederzeit und von überall aus kommunizieren.
Integration von Arbeitsabläufen: Beekeeper lässt sich in viele Unternehmenssysteme integrieren, etwa zur Urlaubsplanung oder zur Zeiterfassung.
Vorteile:
Benutzerfreundlichkeit: Die App ist einfach zu bedienen und benötigt keine umfangreiche Schulung.
Erhöhte Mitarbeitermotivation: Durch die Möglichkeit, Feedback zu geben und mit Kolleg:innen zu interagieren, steigt die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.
Flexibilität: Beekeeper ist auch für Mitarbeitende ohne Computerkenntnisse gut geeignet.
Herausforderungen:
Kosten: Beekeeper ist eine kostenpflichtige Lösung, die insbesondere für kleinere Unternehmen eine größere Investition darstellen kann.
Abhängigkeit von mobilen Endgeräten: Mitarbeitende müssen über Smartphones oder Tablets verfügen, um die App nutzen zu können.
2. Flip: Die soziale Kommunikationslösung für Frontline-Teams
Flip ist eine weitere Kommunikations-App, die sich auf Frontline-Mitarbeitende spezialisiert. Der Fokus liegt auf einer Kombination aus sozialer Kommunikation und produktiver Zusammenarbeit. Flip bietet eine Vielzahl an Funktionen, die insbesondere das interne Engagement fördern sollen.
Funktionen:
Team-Feeds: Flip ermöglicht es, Informationen in Team-Feeds zu posten, die von allen Mitarbeitenden eingesehen und kommentiert werden können.
Content-Sharing: Flip bietet eine einfache Möglichkeit, Bilder, Videos und andere Inhalte zu teilen, was besonders für visuelle Anleitungen oder Schulungen nützlich ist.
Feedback und Umfragen: Die App enthält Funktionen für Umfragen, Abstimmungen und direktes Feedback, um eine offene Kommunikation zu fördern.
Vorteile:
Einfache Interaktion: Mitarbeitende können in sozialen Feeds interagieren, was zu einer besseren Teambindung und einem positiven Arbeitsklima beiträgt.
Integration von Multimedia: Flip unterstützt die Integration von Bildern und Videos, was besonders für visuelle und praktische Lernmethoden von Vorteil ist.
Geringe Einstiegshürde: Die App ist intuitiv und erfordert nur wenig Schulung, um effektiv genutzt zu werden.
Herausforderungen:
Fokus auf soziale Interaktion: Die starke Ausrichtung auf soziale Funktionen könnte in einigen beruflichen Umfeldern als zu wenig fokussiert auf produktive Kommunikation wahrgenommen werden.
Benutzerfreundlichkeit: Einige Nutzer könnten Schwierigkeiten haben, sich mit der Vielzahl an Funktionen zurechtzufinden, besonders in größeren Teams.
3. Microsoft Teams: Die All-in-One Lösung für Unternehmen
Microsoft Teams ist eine der bekanntesten Kommunikationsplattformen auf dem Markt und bietet eine breite Palette an Funktionen, die sich sowohl für Büro- als auch für Frontline-Mitarbeitende eignen. Die App ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits Microsoft 365 nutzen, da sie nahtlos in die anderen Microsoft-Tools integriert werden kann.
Funktionen:
Chat und Videoanrufe: Teams ermöglicht sowohl Textkommunikation als auch Videokonferenzen, was für Besprechungen und Schulungen ideal ist.
Dateifreigabe und Kollaboration: Teams bietet umfangreiche Funktionen zur Dateiablage, -freigabe und -bearbeitung in Echtzeit.
Integration mit Microsoft 365: Da Teams tief in die Microsoft-365-Produktivitätstools integriert ist, können Mitarbeitende problemlos auf Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten.
Vorteile:
All-in-One-Lösung: Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen, die nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit und das Projektmanagement verbessern.
Nahtlose Integration: Für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte nutzen, ist Teams eine sehr effiziente Lösung, da alle Tools gut miteinander verzahnt sind.
Skalierbarkeit: Microsoft Teams ist skalierbar und eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen.
Herausforderungen:
Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen kann für neue Nutzer überwältigend sein, besonders wenn sie nur grundlegende Kommunikationsfunktionen benötigen.
Benötigt stabilen Internetzugang: Teams funktioniert am besten mit einer stabilen Internetverbindung, was für Mitarbeitende ohne zuverlässige Internetverbindung problematisch sein kann.
4. Tipp Google Chat: Die einfache Kommunikationslösung für Teams
Google Chat ist eine weitere beliebte Kommunikationslösung, die besonders in Unternehmen, die bereits die Google Workspace-Suite nutzen, eine effiziente Option darstellt. Google Chat bietet eine einfache und benutzerfreundliche Möglichkeit zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Unter den genannten App-Lösungen ist Google Chat häufiger weniger Menschen bekannt. Allerdings ist Google Chat kostenfrei und bietet den häufig kleineren Unternehmen eine Möglichkeit erste Erfahrungen mit Kommunikations-Apps im Unternehmen zu sammeln.
Funktionen:
Chatrooms und Direktnachrichten: Teams können in dedizierten Chat-Räumen kommunizieren oder private Nachrichten austauschen.
Integration mit Google Workspace: Perfekte Anbindung an Google-Dokumente, Google Sheets und Google Meet.
Suchfunktionen: Leistungsstarke Suchfunktionen, um Informationen schnell zu finden.
Vorteile:
Einfache Bedienung: Google Chat ist einfach zu bedienen und erfordert keine komplexe Schulung.
Integration mit Google Workspace: Nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.
Kostenfrei: Google Chat ist in der Basisversion kostenlos, was es zu einer attraktiven Option für kleinere Unternehmen macht.
Herausforderungen:
Fehlende erweiterte Funktionen: Im Vergleich zu anderen Tools wie Microsoft Teams bietet Google Chat weniger erweiterte Funktionen für Projektmanagement und Aufgabenverteilung.
Weniger Anpassungsoptionen: Google Chat bietet nicht so viele Anpassungsmöglichkeiten wie andere Kommunikationsplattformen.
Fazit: Welche App eignet sich am besten für praktische Berufe?
Die Wahl der richtigen Kommunikations-App hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeitenden ab. Hier ein Überblick:
Beekeeper eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine einfache, mobile Lösung für Frontline-Mitarbeitende suchen, die keinen Zugang zu Desktop-Computern haben.
Flip ist ideal für Unternehmen, die eine soziale, leicht zugängliche und visuell ansprechende Plattform für ihre Mitarbeitenden benötigen, die ein hohes Maß an Interaktion und Engagement fördern möchten.
Microsoft Teams bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und eine leistungsstarke Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen, die sowohl für Büro- als auch für praktische Berufe geeignet ist.
Google Chat eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine einfache und kostenlose Lösung suchen, insbesondere wenn sie bereits Google Workspace verwenden und auf grundlegende Kommunikationsfunktionen setzen.
Letztlich sollte die Entscheidung auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den technischen Möglichkeiten der Mitarbeitenden basieren. Jedes dieser Tools hat seine eigenen Stärken und Schwächen, aber alle bieten eine effektive Möglichkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit in praktischen Berufen zu verbessern.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juli 9, 2024 | Business-Learnings, Google Workspace, Tools & Systeme
Google Unternehmensprofil – ehemals Google My Business
Starte deine Unternehmung smart. Starte Sie mit den geringsten Kosten und der größten Wirkung. Der Service Google Unternehmensprofil ermöglicht Dir diesen kostengünstigen, dennoch wirkungsvollen Start, in dem du „kostenfrei“ (unter Freigabe deiner Daten) deine Unternehmung veröffentlichst. Du erscheinst auf Anhieb mit deinem Geschäft in der Google Maps Anzeige und du kannst eine Telefonnummer, eine Email-Adresse als auch die Öffnungszeiten hinterlegen. Kurzum, interessierte Menschen erhalten einen prägnanten Ersteindruck deiner Idee, deines Geschäftes oder deines Konzeptes. Das Gute ist, Google selbst pusht diesen Service immer noch. Unternehmen die ein Google Unternehmensprofil verwenden, erscheinen automatisch höher in der Google-Suche.
Für wen lohnt sich ein Google Unternehmensprofil?
Ein Unternehmensprofil garantiert Dir eine digitale Sichtbarkeit mit deiner Organisation. Statistisch gesehen, führt die mobile Suche nach einem ortsansässigen Unternehmen dazu, dass es innerhalb von 24 Stunden aktiv besucht wird. Dabei ist ein Besuch umso wahrscheinlicher, wenn das Unternehmen mit einem roten Pin bei Google Maps erscheint. Nicht nur aus diesem Grund ist Google Unternehmensprofil als wichtiges und praktisches Online-Marketingtool zu sehen, das jedem lokalen Unternehmen obendrein frei zur Verfügung steht.
Ein gut gewartetes Unternehmensprofil mit ansprechenden Bildern macht einen professionellen Eindruck und spricht potenzielle Kunden an. Außerdem hilft Dir ein Profil dabei, sich von der umliegenden Konkurrenz positiv abzuheben. Beachte also, dass jeder Online-Nutzer einen Firmeneintrag anlegen kann, auch wenn Du oder er/sie das Unternehmen gar nicht besitzt. Sollte bereits ein Eintrag für dein Unternehmen bestehen, hast Du die Möglichkeit, diesen Eintrag zu übernehmen, um ihn dann aktiv zu verwalten. Also keine Sorge, niemand wird Dir deinen Unternehmensauftritt mittelfristig wegnehmen können.
Welche Vorteile hat ein Google Unternehmensprofil?
Jedes kleine oder mittelständische Unternehmen profitiert von einem Eintrag in Google Unternehmensprofil. Die wichtigsten Vorteile listen wir Dir nun auf:
- Du nimmst direkten Einfluss auf die Präsentation deines Unternehmens bei Google
- Dein Firmeneintrag dient als kostenlose virtuelle Visitenkarte für Dich und dein Gewerbe
- Ein ansprechender Unternehmenseintrag wirkt auf neue Kunden seriös und vertrauenswürdig
- Die Informationen in deinem Unternehmensprofil lassen sich zentral über das Google Unternehmensprofil „Dashboard“ verwalten.
- Besseres Ranking: Dein Unternehmen wird bei der lokalen Online-Suche auf Google und in Google Maps von potenziellen Kunden leichter gefunden.
- Du pflegst deinen Kundenkontakt und kannst deine Angebote verbessern, indem Du auf Fragen und Rezensionen antwortest.
- Die Einbindung in Google Maps ermöglicht eine optimale Navigation der möglichen Laufkundschaft.
- Verbindung mit anderen Googl-SEO-Tools: Mit Google Analytics lässt sich beispielsweise der Google Unternehmensprofil „Traffic“ zur eigenen Website tracken
Google Unternehmensprofil bietet nicht nur Vorteile für Unternehmen. Auch Kunden profitieren von der Plattform. In Sekundenschnelle erhalten sie Informationen zu Dienstleistungen und Unternehmen und können dank regelmäßiger Kundenbewertungen bessere Kaufentscheidungen treffen.
Wie funktioniert Google Unternehmensprofil?
Damit Google-Nutzer bei ihrer Online-Suche nach lokalen Unternehmen und Geschäften qualitativ treffende Ergebnisse erhalten, bündelt Google Unternehmensprofil sämtliche Informationen über lokale Dienstleistungen, die im Netz zur Verfügung stehen. Diese Informationen zieht die Suchmaschine aus bestehenden Verzeichnissen oder Websites. Die von Google oder anderen Google-Nutzern erstellten Firmeneinträge wirken jedoch sehr generisch und enthalten keine professionellen Fotos. Durch deine Verwendung von Google Unternehmensprofil, bestimmst du selber wie dein Unternehmen im Internet sichtbar wird. Durch schöne Bilder, ausführliche Produktbeschreibungen oder eventuelle Angebotsankündigungen.
Ein kinderleichtes digitales Formular zum Ausfüllen führt Dich durch die unterschiedlichen Kategorien in deinem Unternehmensprofil. Du folgst den Schritten in dem Formular und Step by Step entstehen alle Informationen zu deinem Unternehmen.
Unser Tipp: Verwende mehr von Google
Profitiere trotz einer kleinen Unternehmensgröße von dem harmonischen Zusammenspiel der unterschiedlichen Google-Anwendungen. Durch die gleiche Anwendungsherkunft, alles aus dem Google-Haus, funktionieren Programme wie Gmail (Email-Anbieter) oder auch Google-Sites (Websiteerstellung) ideal mit Google Unternehmensprofil. Einmal in der Google-Welt angekommen, kannst du auch eine Google-Alternative (Google Sheets) zur Erstellung von professionellen Tabellen verwenden. Google Docs ist dein Programm für professionelle Anschreiben im Firmendesign (bspw. Rechnungen) und Google Slides unterstützt Dich bei der Erstellung professioneller Präsentationen. Starte am besten mit Gmail als kleines Unternehmen. OPTIN-Training arbeitet zahlreiche Unternehmen in den Google-Anwendungen (OnBoarding Google-Workspace) ein. Kontaktiere uns, wenn wir auch Dich und dein Unternehmen bei der Einrichtung einer perfekten Toollandschaft unterstützen dürfen.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juni 16, 2024 | Google Workspace, Mitarbeitertrainings, Tools & Systeme
Was beinhaltet Google Workspace?
Google Workspace war anfangs als Google-Apps im Startjahr 2006 bekannt. Es veränderte sich dann zu G-Suite und wurde 2020 von Google offiziell zu Google Workspace umgeschrieben. Seitdem heißt es nicht nur anders, es beinhaltet auch eine größere Breite an unterschiedlichen Funktionen, die vor allem die tägliche Arbeit von kleinen und mittelständischen Unternehmen vereinfachen sollen. Google Workspace ermöglicht es den Nutzern, ihre Arbeitsbelastung effektiv und detailliert zu verwalten. Mit einer Vielzahl an Produkten, die die Zusammenarbeit und Organisation verbessern, bietet Google Workspace zahlreiche Vorteile. Nutzer können ihre Aufgaben effizienter erledigen und profitieren von den vielen Funktionen, die ihre Arbeitsweise optimieren.
Gmail
Gmail ist der beliebte kostenlose E-Mail-Dienst von Google und ist auch in Google Workspace enthalten. Seit seiner Einführung im Jahr 2004 bietet Gmail eine praktische E-Mail-Lösung, die heute über 1,5 Milliarden Nutzer weltweit hat. Du kannst Gmail über einen Desktop-Browser oder die praktische mobile App nutzen. Dieses Produkt von Google Workspace bietet Cloud-Zugang und kann mit minimalem Aufwand und Wartung von jedem Gerät aus genutzt werden. Die in Workspace enthaltene Gmail-App ermöglicht es Dir, Deine E-Mail-Adresse anzupassen, und sobald Du ein Gmail-Konto erstellt hast, bleibt dies Dein Hauptzugang zu Google. Du hast 30 GB Speicherplatz bei Gmail (bei höheren Workspace-Abonnementplänen erhältst Du mehr Speicherplatz), zusammen mit umfassenden Spam-Filtern und vielen Organisationsfunktionen. Mit Workspace bietet Gmail außerdem eine garantierte Betriebszeit von 99,9 % für geschäftliche E-Mails und Interoperabilität mit Outlook.
Google DRIVE
Google Drive ist eine Plattform zum Teilen von Dateien und bietet Dir auch persönlichen Cloud-Speicher. Sie wurde 2012 von Google eingeführt, um Nutzern den Zugang zu ihren Dateien in der Cloud zu ermöglichen, die über verschiedene Geräte synchronisiert werden. Google Drive bietet Dir verschiedene Speicherpläne basierend auf deinem Google Workspace-Abonnement:
- Google Workspace Business Starter: 30 GB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Business Standard: 2 TB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Business Plus: 5 TB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Enterprise: Unbegrenzter Speicherplatz pro Nutzer.
Der Hauptvorteil von Google Drive ist, dass du auf die dort gespeicherten Dateien in der Cloud zugreifen kannst. Außerdem hast du alle deine Google Docs (ähnlich zu Microsoft Word), Sheets (ähnlich zu Microsoft Excel) und Slides (ähnlich zu Microsoft PowerPoint Präsentationen) Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort. Google Drive hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche und ermöglicht einfaches Teilen mit anpassbaren Datenschutzeinstellungen. Mit Google Drive kannst du deine Dokumente in Ordnern organisieren und sie mühelos bearbeiten. Die Kompatibilität mit Microsoft Office sorgt für noch mehr Komfort. Die zusätzlichen Vorteile von Google Workspace mit Drive sind doppelter Speicherplatz, 24/7-Support per Chat und E-Mail sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen.
Google Kalender
Die beliebte Zeitmanagement-App Google Kalender ist ebenfalls in Google Workspace enthalten. Seit 2009 für die Allgemeinheit verfügbar, bietet der Kalender eine einfache Möglichkeit, Ereignisse zu erstellen und Arbeitspläne zu organisieren. Mit Google Kalender kannst du Ereignisse einrichten, die wiederkehrend sind oder nur einmal stattfinden. Du kannst Start- und Endzeiten hinzufügen sowie eine Ganztagesoption wählen. Benachrichtigungen sind optional und können individuell angepasst werden.
Google Kalender ermöglicht es dir, deine bevorzugte Zeitzone und Datenschutzeinstellungen festzulegen sowie Sichtbarkeitsfilter zu aktivieren oder zu deaktivieren. Du kannst andere zu Ereignissen einladen, die automatisch in den Kalender anderer Google Kalender-Nutzer eingetragen werden. Tipp: Verwende Google Kalender als ideales „automatisiertes“ koordinierendes Tool zwischen mehreren Mitarbeitenden. OPTIN-Beratung hilft Dir bei der Zusammenstellung dieser Strukturen und OPTIN-Training arbeitet Dich und dein TEAM ideal für die praktische Verwendung ein.
Google Docs
Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, mit dem du Dokumente erstellen, bearbeiten und teilen kannst. Es bietet Dir eine mit Microsoft-Word kompatible Alternative. Normalerweise brauchst du eine aktive Internetverbindung, um Google Docs zu nutzen, aber wenn du Google Chrome verwendest, hast du auch offline Zugang zu deinen Dokumenten. Sobald du wieder online bist, speichert Google Docs deine Daten automatisch in der Cloud und ermöglicht den Zugriff auf die Versionsgeschichte. Mit Google Docs hast du kostenlosen Zugang zu vielen Vorteilen, darunter:
- Einfache Zusammenarbeit mit Teams und Editoren
- Eine Spracherkennungsfunktion für zusätzliche Möglichkeiten
- Eine Bibliothek mit Google-Schriftarten, die du nutzen kannst
- Google Docs bietet außerdem praktische Formatierungsoptionen und eine Lesezeichenfunktion. Du kannst ein Inhaltsverzeichnis erstellen und ein praktisches Template nutzen, um den Prozess noch einfacher zu gestalten.
Google Sheets
Google Sheets ist eine Tabellenkalkulations-App. Du kannst ein Google Sheets-Dokument erstellen und mit anderen teilen, was eine nahtlose Zusammenarbeit an der Datei ermöglicht. Google Sheets bietet mittlerweile auch umfassende Tabellenkalkulationsfunktionen ähnlich wie Excel. Zusätzlich ist es aber vor allem:
- Einfach zu bedienen
- Anpassbar
- in Google Workspace kostenlos
Der kollaborative Aspekt macht es zu einer großartigen App für Google Workspace, da es ein hilfreiches Werkzeug für Arbeitsteams sein kann. Du kannst verschiedene Versionen und Kopien deiner Google Sheets-Dokumente haben, an denen verschiedene Personen in Echtzeit auf unterschiedlichen Geräten arbeiten und sie bearbeiten können. Google Sheets speichert deine Dokumente auch automatisch in der Cloud.
Google Slides
Google Slides ist ein Präsentationsbearbeitungsprogramm, ähnlich und kompatibel mit Microsoft PowerPoint. Dieses Google Workspace-Produkt ermöglicht es dir, herausragende kollaborative Präsentationen zu erstellen. Echtzeitbearbeitung und einfaches Teilen ermöglichen es Teams, gemeinsam wirkungsvolle visuelle Daten für Meetings oder Präsentationen zu erstellen. Google Slides bietet:
- Eine übersichtliche Präsentationsansicht
- Live-Untertitel
- Sprechernotizen
Als Teil der Google Docs Bearbeitungssuite und Google Workspace integriert sich Google Slides problemlos mit anderen Google-Apps. Dies bietet erweiterte Funktionen, die auf verschiedenen Geräten genutzt und automatisch in der Cloud gespeichert werden können. Die integrierte Kompatibilität mit Microsoft Office ermöglicht die einfache Bearbeitung von PowerPoint-Dokumenten, ohne dass sie zuerst konvertiert werden müssen.
Google Meet
Google-Meet ist ebenfalls in Google Workspace enthalten. Dieses Produkt ist dafür konzipiert, Video-Meetings einzurichten und daran teilzunehmen. Google Meet bietet dir folgende Optionen:
- Einzelgespräche oder Gruppentreffen
- Eine Qualität von bis zu 720p
- Anrufverschlüsselung
- Bildschirmfreigabe
- Geräuschunterdrückungsfilter
- Modus für schwaches Licht
Wenn du Google Meet nutzt, profitierst du von einem einfachen, kollaborativen Tool, das ideal für Arbeitsmeetings ist. Der Gastgeber eines Meetings kann Teilnehmer hinzufügen oder den Zugang für diejenigen verweigern, die nicht daran teilnehmen sollen.
Google Chat
Google-Chat ist das Äquivalent zu WhatsApp Chat-Gruppen in Unternehmen. Zahlreiche Betriebe kommunizieren über WhatsApp, in einer integrierten Google-Arbeitswelt ist dies nicht nötig. Eine alternative Nutzung über Google Chat unterstützt eine erhöhte Lebensqualität, da Arbeitnehmer über WhatsApp lediglich private Nachrichten erwarten dürfen. So wird in der Freizeit besser abgeschaltet, wenn man privat keine beruflichen WhatsApp Nachrichten mehr beantworten muss. Google Chat beinhaltet dabei folgende Bereiche:
- Spaces: Hier können Teammitglieder Dateien teilen, Aufgaben organisieren und delegieren sowie Diskussionsthemen erstellen.
- Chat: Enthält deine Nachrichten und direkten Gespräche mit Kollegen, einschließlich Gruppenunterhaltungen.
- Dateien: PDF-Dateien können unmittelbar in einem Chat abgelegt werden. Sie werden ebenfalls unter dem reinen Unterordner „Dateien“ aufgeführt und sortiert.
- Aufgaben: Unterschiedliche Themen ziehen eventuell konkrete To Do’s nach sich. Diese können in Google Chat Spaces aufgelistet und den Personen zugewiesen werden.
Die Nutzung von Google Chat erleichtert die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch und ist nahtlos in Gmail integriert. Es kann über die separate App und den Browser zugänglich gemacht werden, je nachdem, was für dich am bequemsten ist.
Weitere Funktionen?
Neben den bereits beschriebenen Funktionen beinhaltet Google Workspace noch weitaus mehr Möglichkeiten. Ob Google Sites, Google Forms, Google Tasks oder zusätzliche Google Workspace-Anwendungen, die Welt der Workspace bietet zahlreiche Anwendungen für unterschiedliche Fälle in deinem kleinen oder mittelständischen Unternehmen. Bringe zuerst vor allem in Erfahrung welche Bedürfnisse du selbst bei der Verwendung von Google Workspace hast.
Dürfen wir Dich unterstützen?
OPTIN-Training trainiert kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von Google Workspace. Kontaktiere uns bei Bedarf und wir unterstützen Dich und deine Organisation gerne. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Mail oder die Verwendung aller Systeme in der Mischung, wir schulen deine Mitarbeitenden. Von Anfänger/-innen bis Fortgeschritten.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juni 5, 2024 | Google Workspace, Tools & Systeme
Gmail als Unternehmen verwenden – 5 Vorteile
Besonders kleine Unternehmen / junge Projekte können sich unnötige Kosten am Anfang einer Unternehmung häufig noch nicht leisten. Aus diesem Grund denken viele Gründer über günstige Startmöglichkeiten nach. Ein Email-Postfach ist für den Start selbstverständlich BASIS-Ausstattung, doch muss dies unmittelbar etwas kosten? In diesem Artikel listen wir Dir die Vorteile auf, die du erlebst, wenn du mit einem kostenfreien Gmail-Konto zum Start deiner Unternehmung beginnst. Der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Google Workspace-Konto ist selbstverständlich jederzeit möglich und vielleicht lohnt sich sogar bereits die kleinste Variante des kostenpflichtigen Angebots für deine Idee und deinen Start. Erfahre mehr in diesem Artikel.
Kostenfreies Gmail-Konto vs. Domainendung
Das kostenfreie Gmail-Konto ermöglicht Dir zwar keine eigene Domainendung für deine Email-Adresse, zahlreiche Gründer starten dennoch für die ersten Wochen / Monate häufig mit einer kostenfreien Gmail-Adresse. Der Vorteil einer eigenen Domainendung liegt auf der Hand. Von Tag 1 an wirkst du maximal professionell mit deinem Unternehmen und präsentierst die Marke schlüssig. Je nach Geschäftsidee / Konzept empfehlen wir sogar den Start mit einer günstigen Google-Workspace Variante, hier startest du unmittelbar mit der Möglichkeit deine eigene Domain mit dem Email-Konto verknüpfen zu können. Eine kostenfreie Variante kannst du aber natürlich auch mit deinemfirmennamen@gmail.com verwenden und sparst Dir so zum Anfang monatliche Kosten.
Unlimitierter Email-Speicher
Gmail beitet bereits ab der kostenfreien Variante einen unlimitierten Email-Speicher an. Das heißt, Du speicherst so viele Emails wie du gerne speichern möchtest in deinem Postfach. Das hat natürlich den Vorteil, dass du wichtige Informationen und Kommunikationsverläufe noch lange Zeit nach der eigentlichen Kommunikation nachvollziehen kannst. Archiv inklusive sozusagen. Zahlungspflichtige Google Workspace Konten haben diesen Service selbstverständlich ebenfalls dabei. Zusätzlich zum Speicher im Email-Postfach erhältst du hier auch noch kostenfreien Speicherplatz im Google DRIVE Ablagesystem, welches du dir an dein Unternehmen anpassen kannst. Hier bist du also vom ersten Tag an professionell unterwegs, auch was das Thema Dokumentablage betrifft. OPTIN-Beratung berät Dich gerne bei der richtigen Einrichtung / Einarbeitung deines Google-Workspace Kontos.
Verbesserte Team–Kollaboration
Gmail hat weit aus mehr zu bieten, als ein reines Email-Konto. Jeder Email-Zugang enthält außerdem den Zugang zu kostenfreien Office-Programmen wie Google Docs (Ähnlich Microsoft Word), Google Sheets (Ähnlich Microsoft-Excel), Google Slides (Ähnlich Microsoft PowerPoint) usw.. Das heißt, selbst mit deinem kostenfreien Email-Konto stehen Dir bereits professionelle digitale Arbeitsmittel zur Verfügung. Rechnungen schreiben per Google Docs, Tabellen erstellen über Google Sheets oder Präsentationen erstellen über Google Slides, die Welt der Büroarbeiten liegt Dir mit deinem kostenfreien Gmail-Konto bereits zu Füßen. Dazu sorgte Google zuletzt dafür, dass die Programme untereinander besser miteinander verzahnt sind. Kollaborationen zwischen den Programmen, Dir und den Kunden laufen nun also geschmeidiger ab.
Datenschutz & Sicherheit
Gmail ist eines der sichersten Email-Postfächer der Welt wenn man nach der Statistik der erhobenen Hackerangriffe geht. Durch die Konzernstärke von Google und den zahlreichen Experten im Bereich der IT-Sicherheit, profitieren auch die Nutzer der kostenfreien Email-Angebote von den Sicherheitsstrukturen Googles. Die Verwendung der kostenfreien Version von Gmail garantiert Dir also einen sehr hohen Sicherheitsstandard, was besonders zum Start einer Unternehmung ein wichtiges Argument bei der Auswahl eines geeigneten Email-Providers sein kann. Möchtest du die Sicherheitsbedingungen spürbar steigern, empfiehlt sich tatsächlich der Blick auf die kostenpflichtigen Google-Workspace Angebote. OPTIN berät dich gerne bei der richtigen Auswahl deiner Google-Workspace-Stufe. Welche Services sind für Dich wirklich wichtig und welche könntest du dir später erst zusätzlich dazu buchen? Kontaktiere uns gerne für ein kostenfreies Erstgespräch.
Skalierbarkeit durch Google Workspace
Einmal an ein System gewöhnt, möchte man sich nur ungern schnell wieder verändern. Google Workspace bietet Dir ideale Skalierungsmöglichkeiten, weil die Funktionsweise zwischen dem kostenfreien und dem kostenpflichtigen Gmail die exakt Gleiche ist. Intuitive Logiken beim Anklicken unterschiedlichster Bereiche innerhalb der Anwendung setzen sich für Dich und dein Unternehmen fort, egal ob kostenfrei, Google Workspace Business-Starter, Business Standard oder Business Plus. Das erleichtert Dir die Entwicklung deiner Unternehmung, ohne dabei wertvolle Zeit für erneute Einarbeitungen zu verlieren. Ideale Strukturen innerhalb deines Email-Postfaches, deines Google DRIVE Ablagensystem oder anderer Google Anwendungen bringen wir Dir gerne im Rahmen eines OPTIN-Webinares (oder einer Beratung) bei.
Starte also dein Projekt, dein StartUp Mit der kostenfreien Variante von Gmail und profitiere von den innovativen Google-Entwicklungen.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
