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SMART-Methode: So setzen wir gemeinsam klare Ziele, die wirklich wirken

SMART-Methode: So setzen wir gemeinsam klare Ziele, die wirklich wirken

von | Juni 28, 2025 | Business-Learnings

SMART-Methode: So setzen wir gemeinsam klare Ziele, die wirklich wirken

Ziele zu definieren ist das eine – sie so zu formulieren, dass sie Orientierung geben, motivieren und Ergebnisse liefern, ist das andere. Als praktische Unternehmensberatung (u.a. im Rahmen von Management-Workshops) und Trainingsagentur (Führungskräfte- & ServiceTrainings) erleben wir es täglich: Klare Zielsetzungen sind der Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Und genau hier kommt die SMART-Methode ins Spiel.

 

 

Was ist die SMART-Methode?

SMART steht für:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Diese fünf Kriterien helfen uns dabei, Ziele so zu formulieren, dass sie eindeutig, überprüfbar und erreichbar sind. In der Praxis bedeutet das: Weniger Missverständnisse, mehr Verantwortung – und am Ende bessere Ergebnisse.

 

 

Warum SMARTe-Ziele im Führungsalltag so wichtig sind

Ziele, die im Alltag zwischen Tür und Angel oder in allgemeinen Floskeln formuliert werden („Du solltest dich mehr einbringen“, „Wir müssen den Umsatz steigern“), helfen weder Führungskräften noch Mitarbeitenden wirklich weiter. Sie schaffen Unsicherheit statt Klarheit – und die Motivation der Mitarbeitenden bleibt sogar auf der Strecke. Mit SMART hingegen schaffen wir eine gemeinsame Basis. Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird. Führungskräfte können Fortschritte leichter nachvollziehen und konstruktives Feedback geben. So entsteht ein echter Dialog auf Augenhöhe.

 

 

So setzen wir SMARTe-Ziele richtig um

In unseren Trainings und Beratungen begleiten wir Unternehmen dabei, Zielvereinbarungen smarter zu gestalten.
Hier ein Beispiel aus der Praxis:

UnSMART: „Sie sollten mehr Kunden akquirieren.“
SMART: „Bis zum 30.09. sollen fünf neue B2B-Kunden gewonnen werden, die mindestens ein Jahresvolumen von 10.000 € generieren.“

Diese Klarheit wirkt sich nicht nur positiv auf die Performance (Ergebnisse) aus – sie fördert auch die Eigenverantwortung und Motivation des Teams. Denn wenn Ziele nachvollziehbar und erreichbar sind, entsteht ein echter Antrieb.

 

 

Typische Stolperfallen – und wie wir sie vermeiden

Auch wenn die SMART-Methode einfach klingt, scheitern viele Teams an der konsequenten Umsetzung.
Häufige Stolpersteine sind:

  • Ziele bleiben zu vage oder zu ambitioniert
  • Messkriterien fehlen oder sind nicht nachvollziehbar
  • Der Zeitrahmen ist unklar oder unrealistisch

Deshalb arbeiten wir gemeinsam mit Führungskräften (Führungskräfte–Trainings) und Teams daran, Zielvereinbarungsprozesse als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu verankern. Dabei nutzen wir praxiserprobte Methoden, Tools (z.B. Google-Workspace, ClickUp) zur Nachvollziehbarkeit unserer Zielsetzungen und viel Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen.

 

 

Unser Fazit

SMART ist kein Bürokratie-Monster, sondern ein einfaches, wirkungsvolles Werkzeug für mehr Klarheit, Verantwortung und Erfolg. Gerade in der dynamischen Arbeitswelt von heute brauchen Teams Ziele, die Orientierung geben – und Führung, die auf Augenhöhe funktioniert.

Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass Zielgespräche mehr sind als ein Pflichttermin. Mit der SMART-Methode bringen wir Strategie und Mensch zusammen – und schaffen Ziele, die dein Unternehmen langfristig bewegen. Kontatiere uns noch heute wenn wir auch Dich und dein Unternehmen begleiten dürfen, die Kultur schärfen und neue Methoden in den Arbeitsalltag integrieren.

 

Wann du ein Zieldatum verschieben solltest:

Wann du ein Zieldatum verschieben solltest:

von | Juni 23, 2025 | ClickUp, Project-Management

✅ Wann du ein Zieldatum verschieben solltest

Zieldaten geben einer Führungskraft bei Aufgaben und Projekten eine klare zeitliche Orientierung – doch nicht immer läuft alles nach Plan. Manchmal ist es sinnvoll, ein Fälligkeitsdatum zu verschieben, in anderen Fällen kann das mehr schaden als nützen. Entscheidend ist, die Situation realistisch einzuschätzen und bewusst zu entscheiden. Eine pauschale Regel gibt es für Führungskräfte nicht, denn jede Verschiebung hat Auswirkungen – auf die eigene Planung, auf andere Beteiligte und auf den Projektverlauf. Umso wichtiger ist es, sich über die Gründe und Konsequenzen im Klaren zu sein. Dies und mehr lernst du bei unserem praktischen Führungskräfte–Training.

Ganz unabhängig davon wie du deine ZIELE organisierst. Über ClickUp, Google Workspace Tools oder anderweitige Alternativen, die qualitative Einschätzung ausgewählter Zieldaten ist Grundwerkzeug einer Führungskraft die Personal entwickelt. In diesem Beitrag erklären wir Dir, wie du professionell Zieldaten verschiebst und wann du lieber darauf verzichtest.

1. Unerwartete Hindernisse

  • Es sind unvorhersehbare Probleme aufgetreten (z. B. technische Defekte, Ressourcenengpässe, Krankheit).

  • Die Aufgabe ist ohne zusätzliche Zeit nicht sinnvoll oder qualitativ gut erfüllbar.

2. Prioritäten haben sich verschoben

  • Eine wichtigere oder dringendere Aufgabe ist dazwischengekommen.

  • Das ursprüngliche Ziel hat an Relevanz verloren.

3. Abhängigkeiten sind nicht erfüllt

  • Du wartest auf Informationen, Entscheidungen oder Vorarbeiten von anderen.

  • Ohne diese Voraussetzungen wäre ein Abschluss unvollständig oder falsch.

4. Realistische Einschätzung nach neuem Stand

  • Nach einer konkreten Zwischenprüfung ist klar: Der ursprüngliche Zeitrahmen war zu optimistisch.

  • Du brauchst den Aufschub, um realistisch und nachhaltig zu planen.

 

 

 

❌ Wann du ein Zieldatum nicht verschieben solltest

 

1. Reine Bequemlichkeit oder Aufschieberitis

  • Du fühlst dich unmotiviert oder gestresst – aber es gäbe keinen objektiven Grund zur Verschiebung.

  • Du hoffst, dass sich das Problem von selbst löst („Vielleicht fällt es ja aus…“).

2. Auswirkungen auf andere Termine/Personen

  • Eine Verschiebung würde Kettenreaktionen auslösen (z. B. bei Projektabhängigkeiten).

  • Andere Personen oder Teams sind auf deinen rechtzeitigen Beitrag angewiesen.

3. Verlust von Momentum oder Motivation

  • Ein späteres Datum würde das Projekt unnötig verschleppen.

  • Du riskierst, das Thema zu „verlieren“ oder aus dem Fokus zu verlieren.

4. Das Ziel ist durchaus machbar – mit etwas Fokus

  • Du kannst es schaffen, wenn du dich jetzt konzentrierst.

  • Die Deadline ist eine gesunde Grenze, die dir hilft, effizient zu bleiben.

 

 

🔁 Entscheidungshilfe: 3 Fragen an dich selbst

  1. Ist die Verschiebung objektiv notwendig oder nur bequem?

  2. Welche Auswirkungen hat sie auf andere oder Folgeprozesse?

  3. Hilft mir die Verschiebung, das Ziel besser oder überhaupt zu erreichen?

 

Bewerbungstipps: So überzeugst du praxisnah

Bewerbungstipps: So überzeugst du praxisnah

von | Juni 20, 2025 | Optimize & Inspire

Bewerbungstipps: So überzeugst du praxisnah

Eine Bewerbung ist mehr als nur ein Lebenslauf und ein Anschreiben. Arbeitgeber wollen sehen, wie du denkst, handelst und ob du ins Team passt. In diesem Beitrag zeigen wir dir aus der Perspektive einer praxisorientierten Unternehmensberatung, wie du dich überzeugend präsentierst – klar, authentisch und praxisnah. Mit diesen Bewerbungstipps machst du beim nächsten Vorstellungsgespräch den Unterschied. Bei OPTIN-Training oder bei anderen Unternehmen.

 

 

1. Zeig deine Fähigkeiten mit konkreten Beispielen

Wenn du eine Bewerbung schreibst, solltest du nicht nur aufzählen, was du kannst, sondern während deiner Bewerbung konkrete Beispiele geben.
👉 Tipp: Beschreibe mindestens zwei Situationen, in denen du erfolgreich ein Problem gelöst oder Verantwortung übernommen hast. Das macht deine Bewerbung lebendig und zeigt deine Kompetenz.

 

 

2. Komm direkt auf den Punkt

Arbeitgeber haben häufig wenig Zeit, lange Formulierungen anzuhören. Sie wollen schnell erkennen, was du mitbringst.
👉 Halte deine Bewerbung übersichtlich und fokussiert:

  • Maximal 1 Seite Anschreiben
  • Drei Stärken, die wirklich zu dir passen
  • Ein Satz, warum genau dieses Unternehmen für dich interessant ist

 

 

3. Schreib motiviert statt austauschbar

Floskeln wie „Ich bin teamfähig und flexibel“ liest jedes Unternehmen täglich. Was wirklich überzeugt, ist deine persönliche Motivation.
👉 So geht’s besser: Formuliere, was dich an der Tätigkeit ganz konkret begeistert. Zum Beispiel: „Mir macht es Spaß, Verantwortung zu übernehmen und Projekte aktiv voranzubringen.“

 

 

4. Bereite dich auf Fragen im Vorstellungsgespräch vor

Im Vorstellungsgespräch geht es nicht nur um deinen Lebenslauf, sondern auch darum, wie du deine Arbeit erklärst.
👉 Übung: Erkläre einem Freund in drei Minuten, wie du eine typische Aufgabe aus deinem Job löst. So bist du im Gespräch souverän und authentisch.

 

 

5. Bonus-Tipp: Praxiserfahrungen suchen, umsetzen und dann hervorheben

Falls du Praktika, Projekte oder Ehrenamt vorweisen kannst – nutze sie! Arbeitgeber sehen gerne, dass du nicht nur Theorie, sondern auch echte Erfahrung mitbringst.

👉 Und vergiss nicht deine privaten Praxisprojekte: Hast du in deiner Freizeit etwas Eigenes umgesetzt – sei es eine kleine App programmiert, ein Möbelstück gebaut, ein Event organisiert oder ein handwerkliches Projekt abgeschlossen – dann erzähle unbedingt davon.

Diese Projekte zeigen, dass du Leidenschaft und Eigeninitiative mitbringst. Solche Erfahrungen lernst du nicht in der Schule oder in der Ausbildung, sondern weil du wirklich Lust hast, etwas auszuprobieren und umzusetzen. Genau das macht dich für Arbeitgeber interessant.

 

 

Fazit: Praxis schlägt Floskeln

Bei Bewerbungen gilt: Je näher du an deiner echten Erfahrung bleibst, desto überzeugender bist du. Theorie ist wichtig – aber noch wichtiger ist, dass du deine Stärken mit klaren Bewerbung Beispielen belegst. Schreib deine Bewerbung also praxisnah, ehrlich und auf den Punkt – und bereite dich auf ein starkes Vorstellungsgespräch vor. Dich interessieren Stellen bei Optimize & Inspire? Dann bewirb Dich jetzt bei uns – natürlich maximal praxisnah mit vielen echten Erfahrungen 😉 🧡 💛

Mit ClickUp starten: So gelingt Dir der perfekte Einstieg ins Aufgabenmanagement

Mit ClickUp starten: So gelingt Dir der perfekte Einstieg ins Aufgabenmanagement

von | Mai 29, 2025 | ClickUp, Tools & Systeme

Mit ClickUp starten: So gelingt Dir der perfekte Einstieg ins Aufgabenmanagement

Du suchst nach einem Tool, mit dem Du Aufgaben, Projekte und Teams effizient organisieren kannst – alles an einem Ort? Dann ist ClickUp genau das Richtige für Dich. Wir zeigen Dir, wie Du mit ClickUp Schritt für Schritt durchstartest, ohne Dich in Funktionen oder Einstellungen zu verlieren. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du mit ClickUp beginnst, welche Funktionen den Unterschied machen und wie wir gemeinsam den Einstieg für Dich so einfach wie möglich gestalten.

 

 

Warum ClickUp? Unsere Top–Gründe

Bevor wir tiefer einsteigen, hier ein kurzer Überblick, warum ClickUp für uns (und vielleicht bald auch für Dich) das zentrale Tool im Arbeitsalltag ist:

✅ Alles an einem Ort: Aufgaben, Dokumente, Kalender, Ziele – gebündelt in einer Plattform.
✅ Flexibel anpassbar: Ob Solo-Selbstständige/-r oder großes Team – ClickUp passt sich Dir an.
✅ Effizient & intuitiv: Trotz vieler Funktionen bleibt die Oberfläche übersichtlich und leicht bedienbar.
✅ Kostenlos starten: Du kannst sofort loslegen – ohne Kreditkarte.

 

 

Schritt 1: Dein ClickUp Workspace – die Schaltzentrale

Nach der Anmeldung legst Du deinen Workspace an. Das ist deine persönliche Kommandozentrale. Hier steuerst Du alles – von Projekten über Aufgaben bis hin zu Teammitgliedern.

🔧 Tipp: Wähle einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Marketing Team“, „Kundenprojekte“ oder „Startup Roadmap“.

Schritt 2: Spaces, Listen und Aufgaben – so strukturieren wir

ClickUp ist flexibel aufgebaut:

  • Spaces sind die großen Themenbereiche (z. B. „Vertrieb“, „Produkt“, „Design“).
  • Folders und Listen helfen Dir, Projekte und Aufgaben logisch zu gliedern.
  • Tasks sind die konkreten Aufgaben – mit Beschreibung, Deadline, Priorität, Zuweisung und Kommentaren.

💡 Profi-Tipp: Du kannst Aufgaben auch in mehreren Ansichten anzeigen lassen – Listenansicht, Kanban-Board, Kalender oder Timeline. Nutze die Ansicht, die am besten zu Deinem Workflow passt.

Schritt 3: Aufgaben anlegen und produktiv werden

Jetzt wird’s konkret: Erstelle deine ersten Aufgaben. Dabei kannst Du:

  • Unteraufgaben oder Checklisten anlegen
  • Aufgaben bestimmten Personen zuweisen
  • Fälligkeitsdaten festlegen
  • Dateien und Notizen direkt anhängen

🔁 Wiederkehrende Aufgaben? Kein Problem – ClickUp kann sie automatisch duplizieren. So sparst Du Zeit und bleibst am Ball.

Schritt 4: Dein Team einladen (wenn Du magst)

ClickUp funktioniert alleine, aber besonders gut im Team. Lade Kolleg/-innen ein, teile Aufgaben und kommuniziere direkt über Kommentare – ohne endlose E-Mail-Ketten.

📣 Extra-Tipp: Nutze @Erwähnungen, um Aufgaben direkt mit Teammitgliedern abzustimmen.

Schritt 5: Automatisierungen & Integrationen nutzen

Wenn Du einmal drin bist, wirst Du ClickUp lieben – besonders wegen der Automatisierungen (z. B. Statuswechsel bei Erledigung) und Integrationen (mit Slack, Google Workspace Anwendungen wie Drive, Zoom & Co.).

🎯 Unser Tipp: Starte mit den Basics, und erweitere deinen Workspace Schritt für Schritt. ClickUp wächst mit Dir!

Du möchtest bei der Einrichtung von ClickUp unterstützt werden oder deine Mitarbeitenden sollten idealerweise ein professionelles OnBoarding [Einarbeitung] zum Thema ClickUp erhalten? Dann kontaktiere uns gerne und wir unterstützen Dich und dein TEAM bei der Integration von ClickUp in deinem Unternehmen. Als erfahrener ClickUp Experte sind wir seit 2025 sogar offiziell durch ClickUp zertifiziert.

 

 

Fazit: Mit ClickUp zum organisierten Workflow

Der Einstieg in ClickUp ist leichter, als viele denken – vor allem, wenn wir ihn gemeinsam Schritt für Schritt angehen. Egal ob Du Deine persönliche Produktivität verbessern oder ein ganzes Team effizient steuern möchtest: ClickUp bietet Dir die Struktur und Flexibilität, die Du brauchst. Also: Lass uns gemeinsam starten. Kontaktiere uns kostenfrei und erlebe, wie einfach gutes Projektmanagement sein kann.

 

So behältst Du den Überblick: E-Mails labeln in Gmail leicht gemacht

So behältst Du den Überblick: E-Mails labeln in Gmail leicht gemacht

von | Mai 29, 2025 | Google Workspace, Tools & Systeme

So behältst Du den Überblick: E-Mails labeln in Gmail leicht gemacht

Kennst Du das? Dein Gmail-Posteingang quillt über, wichtige Nachrichten verschwinden im Chaos und Du verlierst den Überblick. Ganz unabhängig davon, ob du dein Gmail-Postfach privat oder sogar beruflich verwendest, ob du auf die kostenfreie Version oder das professionelle Google Workspace zurückgreifst. Die gute Nachricht: Gmail bietet Dir mit Labels (auch „Etiketten“ genannt) ein mächtiges Tool, um Deine E-Mails einfach und effektiv zu organisieren – und das ganz ohne zusätzliche Tools. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du E-Mails in Gmail labeln kannst, warum das sinnvoll ist und welche Tipps Dir helfen, mehr Struktur und Ruhe in Deinen digitalen Alltag zu bringen.

 

 

Was sind Labels in Gmail?

Labels funktionieren ähnlich wie Ordner, haben aber einen entscheidenden Vorteil: Eine E-Mail kann mehrere Labels gleichzeitig tragen. So kannst Du beispielsweise eine Nachricht sowohl dem Projekt „Marketing-Kampagne“ als auch dem Label „Rechnungen“ zuweisen – ohne sie zu kopieren oder zu verschieben.

 

 

Warum solltest Du Labels nutzen?

✅ Bessere Übersicht: Sortiere Deine E-Mails nach Themen, Kunden, Projekten oder Priorität.
✅ Zeitersparnis: Mit ein paar Klicks findest Du genau die E-Mail, die Du suchst.
✅ Mehr Produktivität: Ein klar strukturierter Posteingang schafft Fokus.

 

 

So labelst Du E-Mails in Gmail – Schritt für Schritt

1. Label erstellen:

  • Öffne Gmail im Browser.
  • Klicke im linken Menü auf „Mehr“ > „Label erstellen“.
  • Gib dem Label einen Namen [Bezeichnung], z. B. „Kundenanfragen“ oder „To-Do“.

2. E-Mails labeln:

  • Wähle eine oder mehrere E-Mails aus.
  • Klicke oben auf das Label-Symbol (wie ein Etikett).
  • Wähle ein vorhandenes Label oder erstelle ein Neues.
  • Optional: Farben zuweisen, um Labels visuell zu unterscheiden.

3. Automatisieren mit Filtern:

  • Gehe ins Zahnradmenü > „Alle Einstellungen anzeigen“ > „Filter und blockierte Adressen“.
  • Klicke auf „Neuen Filter erstellen“.
  • Gib Kriterien ein (z. B. Absender, Betreff) und klicke auf „Filter erstellen“.
  • Aktiviere „Label anwenden“ und wähle das passende Label.

💡 Tipp: Kombiniere Labels mit Sternen oder der „Wichtig“-Markierung, um besonders relevante Nachrichten hervorzuheben.

 

 

Best Practices für mehr Struktur

  • Nutze klare und einheitliche Bezeichnungen – z. B. „Projekt_X“, „HR_Bewerbungen“, „Kundensupport“.
  • Farbe ist King: Farben helfen beim schnellen Scannen deiner Inbox.
  • Weniger ist mehr: Verwende lieber wenige, gut durchdachte Labels statt Dutzende ungenutzte.

Lass Dich zum idealen Einsatz von Google-Produkten in deinem Unternehmen von uns beraten und dein TEAM anschließend von uns schulen. Als Experten Google Workspace unterstützen wir Dich und dein Unternehmen. Für mehr Produktivität, Wirkung und Lebensqualität.

 

 

Fazit: Mit Labels zu einem aufgeräumten Gmail–Postfach

Das Label-System von Gmail (unabhängig davon, ob du die kostenfreie oder die professionelle Google Workspace Version verwendest) ist mehr als nur eine Spielerei – es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Du Ordnung in Dein digitales Leben bringst. Ob für den Job, Dein Business oder privat: Wenn Du Labels einmal richtig einsetzt, wirst Du nie wieder ohne arbeiten wollen. Probiere es aus – Dein Posteingang wird es Dir danken!

Du verwendest Gmail für dein Unternehmen? Dann denke auch über ein Google Unternehmensprofil nach. Mit diesem kostenfreien Profil präsentierst du Dich und deine Business-Idee maximal professionell