von Alex | März 2, 2025 | Einzelhandel, Tools & Systeme
Kommunikations-Apps für Mitarbeitende in praktischen Berufen: Ein Vergleich von Beekeeper, Flip und Microsoft Teams
In der heutigen Arbeitswelt spielen digitale Kommunikationstools eine immer wichtigere Rolle. Besonders in praktischen Berufen wie dem Einzelhandel, die oft vor Ort und nicht im Büro ausgeführt werden, ist die Wahl der richtigen Kommunikations-App entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit. Drei der bekanntesten Tools in diesem Bereich sind Beekeeper, Flip und Microsoft Teams. Doch welche App eignet sich am besten für Mitarbeitende in praktischen Berufen wie dem Einzelhandel? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Funktionen, Vorteile und möglichen Herausforderungen der drei Tools und geben Dir zusätzlich einen wertvollen Tool-Tipp für dein Unternehmen im Einzelhandel.
1. Beekeeper: Die spezialisierte Lösung für Frontline-Mitarbeitende
Beekeeper ist eine Kommunikationsplattform, die speziell für Mitarbeitende im Frontline-Bereich, wie beispielsweise in der Produktion, im Handel oder in der Gastronomie, entwickelt wurde. Das Tool ermöglicht eine einfache, aber effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams, die oft nicht an festen Arbeitsplätzen sitzen.
Funktionen:
Echtzeit-Kommunikation: Beekeeper bietet Funktionen wie Gruppen-Chats, private Nachrichten und Broadcasts, um Informationen schnell zu verbreiten.
Einfacher Zugang: Da Beekeeper hauptsächlich über mobile Endgeräte genutzt wird, können Mitarbeitende jederzeit und von überall aus kommunizieren.
Integration von Arbeitsabläufen: Beekeeper lässt sich in viele Unternehmenssysteme integrieren, etwa zur Urlaubsplanung oder zur Zeiterfassung.
Vorteile:
Benutzerfreundlichkeit: Die App ist einfach zu bedienen und benötigt keine umfangreiche Schulung.
Erhöhte Mitarbeitermotivation: Durch die Möglichkeit, Feedback zu geben und mit Kolleg:innen zu interagieren, steigt die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.
Flexibilität: Beekeeper ist auch für Mitarbeitende ohne Computerkenntnisse gut geeignet.
Herausforderungen:
Kosten: Beekeeper ist eine kostenpflichtige Lösung, die insbesondere für kleinere Unternehmen eine größere Investition darstellen kann.
Abhängigkeit von mobilen Endgeräten: Mitarbeitende müssen über Smartphones oder Tablets verfügen, um die App nutzen zu können.
2. Flip: Die soziale Kommunikationslösung für Frontline-Teams
Flip ist eine weitere Kommunikations-App, die sich auf Frontline-Mitarbeitende spezialisiert. Der Fokus liegt auf einer Kombination aus sozialer Kommunikation und produktiver Zusammenarbeit. Flip bietet eine Vielzahl an Funktionen, die insbesondere das interne Engagement fördern sollen.
Funktionen:
Team-Feeds: Flip ermöglicht es, Informationen in Team-Feeds zu posten, die von allen Mitarbeitenden eingesehen und kommentiert werden können.
Content-Sharing: Flip bietet eine einfache Möglichkeit, Bilder, Videos und andere Inhalte zu teilen, was besonders für visuelle Anleitungen oder Schulungen nützlich ist.
Feedback und Umfragen: Die App enthält Funktionen für Umfragen, Abstimmungen und direktes Feedback, um eine offene Kommunikation zu fördern.
Vorteile:
Einfache Interaktion: Mitarbeitende können in sozialen Feeds interagieren, was zu einer besseren Teambindung und einem positiven Arbeitsklima beiträgt.
Integration von Multimedia: Flip unterstützt die Integration von Bildern und Videos, was besonders für visuelle und praktische Lernmethoden von Vorteil ist.
Geringe Einstiegshürde: Die App ist intuitiv und erfordert nur wenig Schulung, um effektiv genutzt zu werden.
Herausforderungen:
Fokus auf soziale Interaktion: Die starke Ausrichtung auf soziale Funktionen könnte in einigen beruflichen Umfeldern als zu wenig fokussiert auf produktive Kommunikation wahrgenommen werden.
Benutzerfreundlichkeit: Einige Nutzer könnten Schwierigkeiten haben, sich mit der Vielzahl an Funktionen zurechtzufinden, besonders in größeren Teams.
3. Microsoft Teams: Die All-in-One Lösung für Unternehmen
Microsoft Teams ist eine der bekanntesten Kommunikationsplattformen auf dem Markt und bietet eine breite Palette an Funktionen, die sich sowohl für Büro- als auch für Frontline-Mitarbeitende eignen. Die App ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits Microsoft 365 nutzen, da sie nahtlos in die anderen Microsoft-Tools integriert werden kann.
Funktionen:
Chat und Videoanrufe: Teams ermöglicht sowohl Textkommunikation als auch Videokonferenzen, was für Besprechungen und Schulungen ideal ist.
Dateifreigabe und Kollaboration: Teams bietet umfangreiche Funktionen zur Dateiablage, -freigabe und -bearbeitung in Echtzeit.
Integration mit Microsoft 365: Da Teams tief in die Microsoft-365-Produktivitätstools integriert ist, können Mitarbeitende problemlos auf Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten.
Vorteile:
All-in-One-Lösung: Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen, die nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit und das Projektmanagement verbessern.
Nahtlose Integration: Für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte nutzen, ist Teams eine sehr effiziente Lösung, da alle Tools gut miteinander verzahnt sind.
Skalierbarkeit: Microsoft Teams ist skalierbar und eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen.
Herausforderungen:
Komplexität: Die Vielzahl an Funktionen kann für neue Nutzer überwältigend sein, besonders wenn sie nur grundlegende Kommunikationsfunktionen benötigen.
Benötigt stabilen Internetzugang: Teams funktioniert am besten mit einer stabilen Internetverbindung, was für Mitarbeitende ohne zuverlässige Internetverbindung problematisch sein kann.
4. Tipp Google Chat: Die einfache Kommunikationslösung für Teams
Google Chat ist eine weitere beliebte Kommunikationslösung, die besonders in Unternehmen, die bereits die Google Workspace-Suite nutzen, eine effiziente Option darstellt. Google Chat bietet eine einfache und benutzerfreundliche Möglichkeit zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Unter den genannten App-Lösungen ist Google Chat häufiger weniger Menschen bekannt. Allerdings ist Google Chat kostenfrei und bietet den häufig kleineren Unternehmen eine Möglichkeit erste Erfahrungen mit Kommunikations-Apps im Unternehmen zu sammeln.
Funktionen:
Chatrooms und Direktnachrichten: Teams können in dedizierten Chat-Räumen kommunizieren oder private Nachrichten austauschen.
Integration mit Google Workspace: Perfekte Anbindung an Google-Dokumente, Google Sheets und Google Meet.
Suchfunktionen: Leistungsstarke Suchfunktionen, um Informationen schnell zu finden.
Vorteile:
Einfache Bedienung: Google Chat ist einfach zu bedienen und erfordert keine komplexe Schulung.
Integration mit Google Workspace: Nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen.
Kostenfrei: Google Chat ist in der Basisversion kostenlos, was es zu einer attraktiven Option für kleinere Unternehmen macht.
Herausforderungen:
Fehlende erweiterte Funktionen: Im Vergleich zu anderen Tools wie Microsoft Teams bietet Google Chat weniger erweiterte Funktionen für Projektmanagement und Aufgabenverteilung.
Weniger Anpassungsoptionen: Google Chat bietet nicht so viele Anpassungsmöglichkeiten wie andere Kommunikationsplattformen.
Fazit: Welche App eignet sich am besten für praktische Berufe?
Die Wahl der richtigen Kommunikations-App hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeitenden ab. Hier ein Überblick:
Beekeeper eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine einfache, mobile Lösung für Frontline-Mitarbeitende suchen, die keinen Zugang zu Desktop-Computern haben.
Flip ist ideal für Unternehmen, die eine soziale, leicht zugängliche und visuell ansprechende Plattform für ihre Mitarbeitenden benötigen, die ein hohes Maß an Interaktion und Engagement fördern möchten.
Microsoft Teams bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und eine leistungsstarke Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen, die sowohl für Büro- als auch für praktische Berufe geeignet ist.
Google Chat eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine einfache und kostenlose Lösung suchen, insbesondere wenn sie bereits Google Workspace verwenden und auf grundlegende Kommunikationsfunktionen setzen.
Letztlich sollte die Entscheidung auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den technischen Möglichkeiten der Mitarbeitenden basieren. Jedes dieser Tools hat seine eigenen Stärken und Schwächen, aber alle bieten eine effektive Möglichkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit in praktischen Berufen zu verbessern.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juli 9, 2024 | Business-Learnings, Google Workspace, Tools & Systeme
Google Unternehmensprofil – ehemals Google My Business
Starte deine Unternehmung smart. Starte Sie mit den geringsten Kosten und der größten Wirkung. Der Service Google Unternehmensprofil ermöglicht Dir diesen kostengünstigen, dennoch wirkungsvollen Start, in dem du „kostenfrei“ (unter Freigabe deiner Daten) deine Unternehmung veröffentlichst. Du erscheinst auf Anhieb mit deinem Geschäft in der Google Maps Anzeige und du kannst eine Telefonnummer, eine Email-Adresse als auch die Öffnungszeiten hinterlegen. Kurzum, interessierte Menschen erhalten einen prägnanten Ersteindruck deiner Idee, deines Geschäftes oder deines Konzeptes. Das Gute ist, Google selbst pusht diesen Service immer noch. Unternehmen die ein Google Unternehmensprofil verwenden, erscheinen automatisch höher in der Google-Suche.
Für wen lohnt sich ein Google Unternehmensprofil?
Ein Unternehmensprofil garantiert Dir eine digitale Sichtbarkeit mit deiner Organisation. Statistisch gesehen, führt die mobile Suche nach einem ortsansässigen Unternehmen dazu, dass es innerhalb von 24 Stunden aktiv besucht wird. Dabei ist ein Besuch umso wahrscheinlicher, wenn das Unternehmen mit einem roten Pin bei Google Maps erscheint. Nicht nur aus diesem Grund ist Google Unternehmensprofil als wichtiges und praktisches Online-Marketingtool zu sehen, das jedem lokalen Unternehmen obendrein frei zur Verfügung steht.
Ein gut gewartetes Unternehmensprofil mit ansprechenden Bildern macht einen professionellen Eindruck und spricht potenzielle Kunden an. Außerdem hilft Dir ein Profil dabei, sich von der umliegenden Konkurrenz positiv abzuheben. Beachte also, dass jeder Online-Nutzer einen Firmeneintrag anlegen kann, auch wenn Du oder er/sie das Unternehmen gar nicht besitzt. Sollte bereits ein Eintrag für dein Unternehmen bestehen, hast Du die Möglichkeit, diesen Eintrag zu übernehmen, um ihn dann aktiv zu verwalten. Also keine Sorge, niemand wird Dir deinen Unternehmensauftritt mittelfristig wegnehmen können.
Welche Vorteile hat ein Google Unternehmensprofil?
Jedes kleine oder mittelständische Unternehmen profitiert von einem Eintrag in Google Unternehmensprofil. Die wichtigsten Vorteile listen wir Dir nun auf:
- Du nimmst direkten Einfluss auf die Präsentation deines Unternehmens bei Google
- Dein Firmeneintrag dient als kostenlose virtuelle Visitenkarte für Dich und dein Gewerbe
- Ein ansprechender Unternehmenseintrag wirkt auf neue Kunden seriös und vertrauenswürdig
- Die Informationen in deinem Unternehmensprofil lassen sich zentral über das Google Unternehmensprofil „Dashboard“ verwalten.
- Besseres Ranking: Dein Unternehmen wird bei der lokalen Online-Suche auf Google und in Google Maps von potenziellen Kunden leichter gefunden.
- Du pflegst deinen Kundenkontakt und kannst deine Angebote verbessern, indem Du auf Fragen und Rezensionen antwortest.
- Die Einbindung in Google Maps ermöglicht eine optimale Navigation der möglichen Laufkundschaft.
- Verbindung mit anderen Googl-SEO-Tools: Mit Google Analytics lässt sich beispielsweise der Google Unternehmensprofil „Traffic“ zur eigenen Website tracken
Google Unternehmensprofil bietet nicht nur Vorteile für Unternehmen. Auch Kunden profitieren von der Plattform. In Sekundenschnelle erhalten sie Informationen zu Dienstleistungen und Unternehmen und können dank regelmäßiger Kundenbewertungen bessere Kaufentscheidungen treffen.
Wie funktioniert Google Unternehmensprofil?
Damit Google-Nutzer bei ihrer Online-Suche nach lokalen Unternehmen und Geschäften qualitativ treffende Ergebnisse erhalten, bündelt Google Unternehmensprofil sämtliche Informationen über lokale Dienstleistungen, die im Netz zur Verfügung stehen. Diese Informationen zieht die Suchmaschine aus bestehenden Verzeichnissen oder Websites. Die von Google oder anderen Google-Nutzern erstellten Firmeneinträge wirken jedoch sehr generisch und enthalten keine professionellen Fotos. Durch deine Verwendung von Google Unternehmensprofil, bestimmst du selber wie dein Unternehmen im Internet sichtbar wird. Durch schöne Bilder, ausführliche Produktbeschreibungen oder eventuelle Angebotsankündigungen.
Ein kinderleichtes digitales Formular zum Ausfüllen führt Dich durch die unterschiedlichen Kategorien in deinem Unternehmensprofil. Du folgst den Schritten in dem Formular und Step by Step entstehen alle Informationen zu deinem Unternehmen.
Unser Tipp: Verwende mehr von Google
Profitiere trotz einer kleinen Unternehmensgröße von dem harmonischen Zusammenspiel der unterschiedlichen Google-Anwendungen. Durch die gleiche Anwendungsherkunft, alles aus dem Google-Haus, funktionieren Programme wie Gmail (Email-Anbieter) oder auch Google-Sites (Websiteerstellung) ideal mit Google Unternehmensprofil. Einmal in der Google-Welt angekommen, kannst du auch eine Google-Alternative (Google Sheets) zur Erstellung von professionellen Tabellen verwenden. Google Docs ist dein Programm für professionelle Anschreiben im Firmendesign (bspw. Rechnungen) und Google Slides unterstützt Dich bei der Erstellung professioneller Präsentationen. Starte am besten mit Gmail als kleines Unternehmen. OPTIN-Training arbeitet zahlreiche Unternehmen in den Google-Anwendungen (OnBoarding Google-Workspace) ein. Kontaktiere uns, wenn wir auch Dich und dein Unternehmen bei der Einrichtung einer perfekten Toollandschaft unterstützen dürfen.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juni 16, 2024 | Google Workspace, Mitarbeitertrainings, Tools & Systeme
Was beinhaltet Google Workspace?
Google Workspace war anfangs als Google-Apps im Startjahr 2006 bekannt. Es veränderte sich dann zu G-Suite und wurde 2020 von Google offiziell zu Google Workspace umgeschrieben. Seitdem heißt es nicht nur anders, es beinhaltet auch eine größere Breite an unterschiedlichen Funktionen, die vor allem die tägliche Arbeit von kleinen und mittelständischen Unternehmen vereinfachen sollen. Google Workspace ermöglicht es den Nutzern, ihre Arbeitsbelastung effektiv und detailliert zu verwalten. Mit einer Vielzahl an Produkten, die die Zusammenarbeit und Organisation verbessern, bietet Google Workspace zahlreiche Vorteile. Nutzer können ihre Aufgaben effizienter erledigen und profitieren von den vielen Funktionen, die ihre Arbeitsweise optimieren.
Gmail
Gmail ist der beliebte kostenlose E-Mail-Dienst von Google und ist auch in Google Workspace enthalten. Seit seiner Einführung im Jahr 2004 bietet Gmail eine praktische E-Mail-Lösung, die heute über 1,5 Milliarden Nutzer weltweit hat. Du kannst Gmail über einen Desktop-Browser oder die praktische mobile App nutzen. Dieses Produkt von Google Workspace bietet Cloud-Zugang und kann mit minimalem Aufwand und Wartung von jedem Gerät aus genutzt werden. Die in Workspace enthaltene Gmail-App ermöglicht es Dir, Deine E-Mail-Adresse anzupassen, und sobald Du ein Gmail-Konto erstellt hast, bleibt dies Dein Hauptzugang zu Google. Du hast 30 GB Speicherplatz bei Gmail (bei höheren Workspace-Abonnementplänen erhältst Du mehr Speicherplatz), zusammen mit umfassenden Spam-Filtern und vielen Organisationsfunktionen. Mit Workspace bietet Gmail außerdem eine garantierte Betriebszeit von 99,9 % für geschäftliche E-Mails und Interoperabilität mit Outlook.
Google DRIVE
Google Drive ist eine Plattform zum Teilen von Dateien und bietet Dir auch persönlichen Cloud-Speicher. Sie wurde 2012 von Google eingeführt, um Nutzern den Zugang zu ihren Dateien in der Cloud zu ermöglichen, die über verschiedene Geräte synchronisiert werden. Google Drive bietet Dir verschiedene Speicherpläne basierend auf deinem Google Workspace-Abonnement:
- Google Workspace Business Starter: 30 GB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Business Standard: 2 TB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Business Plus: 5 TB Speicherplatz pro Nutzer.
- Google Workspace Enterprise: Unbegrenzter Speicherplatz pro Nutzer.
Der Hauptvorteil von Google Drive ist, dass du auf die dort gespeicherten Dateien in der Cloud zugreifen kannst. Außerdem hast du alle deine Google Docs (ähnlich zu Microsoft Word), Sheets (ähnlich zu Microsoft Excel) und Slides (ähnlich zu Microsoft PowerPoint Präsentationen) Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort. Google Drive hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche und ermöglicht einfaches Teilen mit anpassbaren Datenschutzeinstellungen. Mit Google Drive kannst du deine Dokumente in Ordnern organisieren und sie mühelos bearbeiten. Die Kompatibilität mit Microsoft Office sorgt für noch mehr Komfort. Die zusätzlichen Vorteile von Google Workspace mit Drive sind doppelter Speicherplatz, 24/7-Support per Chat und E-Mail sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen.
Google Kalender
Die beliebte Zeitmanagement-App Google Kalender ist ebenfalls in Google Workspace enthalten. Seit 2009 für die Allgemeinheit verfügbar, bietet der Kalender eine einfache Möglichkeit, Ereignisse zu erstellen und Arbeitspläne zu organisieren. Mit Google Kalender kannst du Ereignisse einrichten, die wiederkehrend sind oder nur einmal stattfinden. Du kannst Start- und Endzeiten hinzufügen sowie eine Ganztagesoption wählen. Benachrichtigungen sind optional und können individuell angepasst werden.
Google Kalender ermöglicht es dir, deine bevorzugte Zeitzone und Datenschutzeinstellungen festzulegen sowie Sichtbarkeitsfilter zu aktivieren oder zu deaktivieren. Du kannst andere zu Ereignissen einladen, die automatisch in den Kalender anderer Google Kalender-Nutzer eingetragen werden. Tipp: Verwende Google Kalender als ideales „automatisiertes“ koordinierendes Tool zwischen mehreren Mitarbeitenden. OPTIN-Beratung hilft Dir bei der Zusammenstellung dieser Strukturen und OPTIN-Training arbeitet Dich und dein TEAM ideal für die praktische Verwendung ein.
Google Docs
Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, mit dem du Dokumente erstellen, bearbeiten und teilen kannst. Es bietet Dir eine mit Microsoft-Word kompatible Alternative. Normalerweise brauchst du eine aktive Internetverbindung, um Google Docs zu nutzen, aber wenn du Google Chrome verwendest, hast du auch offline Zugang zu deinen Dokumenten. Sobald du wieder online bist, speichert Google Docs deine Daten automatisch in der Cloud und ermöglicht den Zugriff auf die Versionsgeschichte. Mit Google Docs hast du kostenlosen Zugang zu vielen Vorteilen, darunter:
- Einfache Zusammenarbeit mit Teams und Editoren
- Eine Spracherkennungsfunktion für zusätzliche Möglichkeiten
- Eine Bibliothek mit Google-Schriftarten, die du nutzen kannst
- Google Docs bietet außerdem praktische Formatierungsoptionen und eine Lesezeichenfunktion. Du kannst ein Inhaltsverzeichnis erstellen und ein praktisches Template nutzen, um den Prozess noch einfacher zu gestalten.
Google Sheets
Google Sheets ist eine Tabellenkalkulations-App. Du kannst ein Google Sheets-Dokument erstellen und mit anderen teilen, was eine nahtlose Zusammenarbeit an der Datei ermöglicht. Google Sheets bietet mittlerweile auch umfassende Tabellenkalkulationsfunktionen ähnlich wie Excel. Zusätzlich ist es aber vor allem:
- Einfach zu bedienen
- Anpassbar
- in Google Workspace kostenlos
Der kollaborative Aspekt macht es zu einer großartigen App für Google Workspace, da es ein hilfreiches Werkzeug für Arbeitsteams sein kann. Du kannst verschiedene Versionen und Kopien deiner Google Sheets-Dokumente haben, an denen verschiedene Personen in Echtzeit auf unterschiedlichen Geräten arbeiten und sie bearbeiten können. Google Sheets speichert deine Dokumente auch automatisch in der Cloud.
Google Slides
Google Slides ist ein Präsentationsbearbeitungsprogramm, ähnlich und kompatibel mit Microsoft PowerPoint. Dieses Google Workspace-Produkt ermöglicht es dir, herausragende kollaborative Präsentationen zu erstellen. Echtzeitbearbeitung und einfaches Teilen ermöglichen es Teams, gemeinsam wirkungsvolle visuelle Daten für Meetings oder Präsentationen zu erstellen. Google Slides bietet:
- Eine übersichtliche Präsentationsansicht
- Live-Untertitel
- Sprechernotizen
Als Teil der Google Docs Bearbeitungssuite und Google Workspace integriert sich Google Slides problemlos mit anderen Google-Apps. Dies bietet erweiterte Funktionen, die auf verschiedenen Geräten genutzt und automatisch in der Cloud gespeichert werden können. Die integrierte Kompatibilität mit Microsoft Office ermöglicht die einfache Bearbeitung von PowerPoint-Dokumenten, ohne dass sie zuerst konvertiert werden müssen.
Google Meet
Google-Meet ist ebenfalls in Google Workspace enthalten. Dieses Produkt ist dafür konzipiert, Video-Meetings einzurichten und daran teilzunehmen. Google Meet bietet dir folgende Optionen:
- Einzelgespräche oder Gruppentreffen
- Eine Qualität von bis zu 720p
- Anrufverschlüsselung
- Bildschirmfreigabe
- Geräuschunterdrückungsfilter
- Modus für schwaches Licht
Wenn du Google Meet nutzt, profitierst du von einem einfachen, kollaborativen Tool, das ideal für Arbeitsmeetings ist. Der Gastgeber eines Meetings kann Teilnehmer hinzufügen oder den Zugang für diejenigen verweigern, die nicht daran teilnehmen sollen.
Google Chat
Google-Chat ist das Äquivalent zu WhatsApp Chat-Gruppen in Unternehmen. Zahlreiche Betriebe kommunizieren über WhatsApp, in einer integrierten Google-Arbeitswelt ist dies nicht nötig. Eine alternative Nutzung über Google Chat unterstützt eine erhöhte Lebensqualität, da Arbeitnehmer über WhatsApp lediglich private Nachrichten erwarten dürfen. So wird in der Freizeit besser abgeschaltet, wenn man privat keine beruflichen WhatsApp Nachrichten mehr beantworten muss. Google Chat beinhaltet dabei folgende Bereiche:
- Spaces: Hier können Teammitglieder Dateien teilen, Aufgaben organisieren und delegieren sowie Diskussionsthemen erstellen.
- Chat: Enthält deine Nachrichten und direkten Gespräche mit Kollegen, einschließlich Gruppenunterhaltungen.
- Dateien: PDF-Dateien können unmittelbar in einem Chat abgelegt werden. Sie werden ebenfalls unter dem reinen Unterordner „Dateien“ aufgeführt und sortiert.
- Aufgaben: Unterschiedliche Themen ziehen eventuell konkrete To Do’s nach sich. Diese können in Google Chat Spaces aufgelistet und den Personen zugewiesen werden.
Die Nutzung von Google Chat erleichtert die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch und ist nahtlos in Gmail integriert. Es kann über die separate App und den Browser zugänglich gemacht werden, je nachdem, was für dich am bequemsten ist.
Weitere Funktionen?
Neben den bereits beschriebenen Funktionen beinhaltet Google Workspace noch weitaus mehr Möglichkeiten. Ob Google Sites, Google Forms, Google Tasks oder zusätzliche Google Workspace-Anwendungen, die Welt der Workspace bietet zahlreiche Anwendungen für unterschiedliche Fälle in deinem kleinen oder mittelständischen Unternehmen. Bringe zuerst vor allem in Erfahrung welche Bedürfnisse du selbst bei der Verwendung von Google Workspace hast.
Dürfen wir Dich unterstützen?
OPTIN-Training trainiert kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von Google Workspace. Kontaktiere uns bei Bedarf und wir unterstützen Dich und deine Organisation gerne. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Mail oder die Verwendung aller Systeme in der Mischung, wir schulen deine Mitarbeitenden. Von Anfänger/-innen bis Fortgeschritten.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Juni 5, 2024 | Google Workspace, Tools & Systeme
Gmail als Unternehmen verwenden – 5 Vorteile
Besonders kleine Unternehmen / junge Projekte können sich unnötige Kosten am Anfang einer Unternehmung häufig noch nicht leisten. Aus diesem Grund denken viele Gründer über günstige Startmöglichkeiten nach. Ein Email-Postfach ist für den Start selbstverständlich BASIS-Ausstattung, doch muss dies unmittelbar etwas kosten? In diesem Artikel listen wir Dir die Vorteile auf, die du erlebst, wenn du mit einem kostenfreien Gmail-Konto zum Start deiner Unternehmung beginnst. Der Wechsel zu einem kostenpflichtigen Google Workspace-Konto ist selbstverständlich jederzeit möglich und vielleicht lohnt sich sogar bereits die kleinste Variante des kostenpflichtigen Angebots für deine Idee und deinen Start. Erfahre mehr in diesem Artikel.
Kostenfreies Gmail-Konto vs. Domainendung
Das kostenfreie Gmail-Konto ermöglicht Dir zwar keine eigene Domainendung für deine Email-Adresse, zahlreiche Gründer starten dennoch für die ersten Wochen / Monate häufig mit einer kostenfreien Gmail-Adresse. Der Vorteil einer eigenen Domainendung liegt auf der Hand. Von Tag 1 an wirkst du maximal professionell mit deinem Unternehmen und präsentierst die Marke schlüssig. Je nach Geschäftsidee / Konzept empfehlen wir sogar den Start mit einer günstigen Google-Workspace Variante, hier startest du unmittelbar mit der Möglichkeit deine eigene Domain mit dem Email-Konto verknüpfen zu können. Eine kostenfreie Variante kannst du aber natürlich auch mit deinemfirmennamen@gmail.com verwenden und sparst Dir so zum Anfang monatliche Kosten.
Unlimitierter Email-Speicher
Gmail beitet bereits ab der kostenfreien Variante einen unlimitierten Email-Speicher an. Das heißt, Du speicherst so viele Emails wie du gerne speichern möchtest in deinem Postfach. Das hat natürlich den Vorteil, dass du wichtige Informationen und Kommunikationsverläufe noch lange Zeit nach der eigentlichen Kommunikation nachvollziehen kannst. Archiv inklusive sozusagen. Zahlungspflichtige Google Workspace Konten haben diesen Service selbstverständlich ebenfalls dabei. Zusätzlich zum Speicher im Email-Postfach erhältst du hier auch noch kostenfreien Speicherplatz im Google DRIVE Ablagesystem, welches du dir an dein Unternehmen anpassen kannst. Hier bist du also vom ersten Tag an professionell unterwegs, auch was das Thema Dokumentablage betrifft. OPTIN-Beratung berät Dich gerne bei der richtigen Einrichtung / Einarbeitung deines Google-Workspace Kontos.
Verbesserte Team–Kollaboration
Gmail hat weit aus mehr zu bieten, als ein reines Email-Konto. Jeder Email-Zugang enthält außerdem den Zugang zu kostenfreien Office-Programmen wie Google Docs (Ähnlich Microsoft Word), Google Sheets (Ähnlich Microsoft-Excel), Google Slides (Ähnlich Microsoft PowerPoint) usw.. Das heißt, selbst mit deinem kostenfreien Email-Konto stehen Dir bereits professionelle digitale Arbeitsmittel zur Verfügung. Rechnungen schreiben per Google Docs, Tabellen erstellen über Google Sheets oder Präsentationen erstellen über Google Slides, die Welt der Büroarbeiten liegt Dir mit deinem kostenfreien Gmail-Konto bereits zu Füßen. Dazu sorgte Google zuletzt dafür, dass die Programme untereinander besser miteinander verzahnt sind. Kollaborationen zwischen den Programmen, Dir und den Kunden laufen nun also geschmeidiger ab.
Datenschutz & Sicherheit
Gmail ist eines der sichersten Email-Postfächer der Welt wenn man nach der Statistik der erhobenen Hackerangriffe geht. Durch die Konzernstärke von Google und den zahlreichen Experten im Bereich der IT-Sicherheit, profitieren auch die Nutzer der kostenfreien Email-Angebote von den Sicherheitsstrukturen Googles. Die Verwendung der kostenfreien Version von Gmail garantiert Dir also einen sehr hohen Sicherheitsstandard, was besonders zum Start einer Unternehmung ein wichtiges Argument bei der Auswahl eines geeigneten Email-Providers sein kann. Möchtest du die Sicherheitsbedingungen spürbar steigern, empfiehlt sich tatsächlich der Blick auf die kostenpflichtigen Google-Workspace Angebote. OPTIN berät dich gerne bei der richtigen Auswahl deiner Google-Workspace-Stufe. Welche Services sind für Dich wirklich wichtig und welche könntest du dir später erst zusätzlich dazu buchen? Kontaktiere uns gerne für ein kostenfreies Erstgespräch.
Skalierbarkeit durch Google Workspace
Einmal an ein System gewöhnt, möchte man sich nur ungern schnell wieder verändern. Google Workspace bietet Dir ideale Skalierungsmöglichkeiten, weil die Funktionsweise zwischen dem kostenfreien und dem kostenpflichtigen Gmail die exakt Gleiche ist. Intuitive Logiken beim Anklicken unterschiedlichster Bereiche innerhalb der Anwendung setzen sich für Dich und dein Unternehmen fort, egal ob kostenfrei, Google Workspace Business-Starter, Business Standard oder Business Plus. Das erleichtert Dir die Entwicklung deiner Unternehmung, ohne dabei wertvolle Zeit für erneute Einarbeitungen zu verlieren. Ideale Strukturen innerhalb deines Email-Postfaches, deines Google DRIVE Ablagensystem oder anderer Google Anwendungen bringen wir Dir gerne im Rahmen eines OPTIN-Webinares (oder einer Beratung) bei.
Starte also dein Projekt, dein StartUp Mit der kostenfreien Variante von Gmail und profitiere von den innovativen Google-Entwicklungen.
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
von Alex | Jan. 1, 2023 | Google Workspace, Tools & Systeme
Google Workspace – für die perfekte Zusammenarbeit im Team
Immer mehr Homeoffice, zunehmend mobiles Arbeiten, wachsende Remote–Teams. Der Wandel der Arbeitswelt stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. In vielen Bereichen sind die bisher verwendeten Tools & Systeme noch nicht darauf ausgelegt, dass Mitarbeiter ortsunabhängig zusammenarbeiten. Seit der Pandemie 2020-2022 hat sich einiges geändert, vor allem im Bereich der Arbeitswelt. Besonders traditionelle, kleine und mittelständische Unternehmen fühlen sich von diesem Wandel überrollt.
Durch einen System-Wechsel und die Einführung von Google Workspace sowie die Nutzung der Zusammenarbeits-Tools, wird die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert. Einerseits werden Kosten gespart und Flexibilität geboten. Andererseits verbessert es die Zusammenarbeit. Lies diesen Artikel weiter, um mehr über die Vorteile von Google Workspace in deinem kleinen oder mittelständischem Unternehmen zu erfahren!
Anwendungsbereiche – das alles kann das vielseitige Produktivitäts–Tool
Um die Vorteile richtig einzuordnen, ist es essenziell zu wissen, was Google Workspace eigentlich alles kann. Die Suite besteht aus diversen Tools, die alle Bereiche des Arbeitsalltags abdecken.
- Google Drive – Ein wichtiger Bestandteil ist der Cloud-Speicher von Google Drive, der es den Benutzern ermöglicht, Dokumente, Dateien und Bilder zu speichern und gemeinsam zu nutzen.
- Google Mail – Google Mail (auch bekannt als Gmail) ist ein E-Mail-Dienst, der von Google bereitgestellt wird und eine große Speicherkapazität sowie eine umfangreiche Integration mit anderen Google-Diensten bietet.
- Google Docs – Ein weiteres wichtiges Tool ist Google Docs, das Textverarbeitungsprogramm, mit welchem man in Echtzeit zusammenarbeitet. Zusätzlich bietet es die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen. Die perfekte Alternative zu Microsoft Word.
- Google Sheets – Das Tabellenkalkulationsprogramm bietet ähnliche Funktionen wie Microsoft Excel.
- Google Slides – Google Slides ist ein Präsentationsprogramm in Google Workspace und bietet Benutzern die Möglichkeit, Präsentationen in Echtzeit zu erstellen und gemeinsam zu nutzen, wodurch der Aufbau und die Funktion Microsoft PowerPoint ähnelt.
- Google Meet – Das Tool ist eine integrierte Videokonferenz-Plattform. Sie ermöglicht virtuelle Besprechungen und Schulungen.
- Google Kalender – Ein kostenloser Online-Kalenderdienst, der von Google bereitgestellt wird, um Termine und Ereignisse zu planen, zu organisieren und zu teilen.
5 Vorteile von Google Workspace
Optimize & Inspire arbeitet selbst seit Jahren mit und in Google Workspace. Wir schätzen die Vorteile sehr und können uns die Arbeit mit einem anderen System kaum noch vorstellen. Durch unser Remote-Team ist das die für uns beste Lösung. Wir profitieren alle vom ortsunabhängigen Zugriff auf alle Dateien und arbeiten so gemeinsam an verschiedenen Projekten. Um dir einen kleinen Einblick in die Arbeit mit dem für uns besten Produktivitäts-Tool zu gewähren, nennen wir dir im Folgenden 5 Vorteile, sowie 5 Gründe, warum du mit deinem kleinen oder mittelständischem Unternehmen zu Google Workspace wechseln sollst.
Die stärksten Argumente:
Zusammenarbeit in Echtzeit:
Nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einem Dokument und Änderungen werden sofort aktualisiert. Somit bleibt jeder auf dem neuesten Stand. Außerdem können Benutzer auch Kommentare zu einem Dokument hinzufügen, um Feedback und Fragen zu stellen.
Cloudbasierte, zentrale Speicherung von Dokumenten:
Dokumente werden in der Cloud gespeichert, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Dokumente auf mehreren Geräten oder Festplatten zu sichern. Dadurch können alle Dokumente jederzeit von überall und von jedem Gerät aus abgerufen werden. Darüber hinaus benötigen Unternehmen weniger interne Speicherkapazitäten.
Benutzerfreundlichkeit:
Google Workspace ist für seine einfache Benutzeroberfläche bekannt. Dabei wird die Nutzung auch für unerfahrenen Benutzer leicht gemacht. Durch die intuitiven Funktionen, wie die Möglichkeit, Dokumente einfach per Drag & Drop zu verschieben oder zu kopieren, ist die Arbeit mit dem Tool einfach und effizient.
Integration mit anderen Anwendungen:
Google Workspace integriert eine Vielzahl von anderen Anwendungen und Tools, einschließlich CRM-Systemen, HR-Systemen und Projektmanagement-Tools (bspw. ClickUp). Du findest Google Workspace interessant? Möchtest aber noch wissen, welche weiteren Software-Tools bezogen auf deine Unternehmenssituation mit Google Workspace verbindbar wären? Kontakteier uns für deine individuelle Workflow-Beratung.
Skalierbarkeit:
Eine skalierbare Lösung, die Unternehmen jeder Größe und Branche nutzen können. Das Tool wächst mit deinem Unternehmen mit und bietet die Möglichkeit, Benutzer hinzuzufügen oder Anwendungen nach Bedarf zu aktualisieren.
Wir implementieren das vielseitige Produktivitäts-Tool in dein Unternehmen
Unser Tipp: Starte am besten mit der
kostengünstigsten Version von
Google Workspace und erweitere deinen Nutzungsumfang anschließend Schritt für Schritt. Häufig bedarf es etwas Zeit, bis sich alle Mitarbeiter an die
„neue“ Verwendung
von
Google Docs, Google Sheets &
Google Slides und Co. gewöhnt haben.
Erst wenn
Gmail, Kalender, Drive und die drei genannten Module
gut integriert funktionieren, kannst du jederzeit über weitere
Steigerungspotenziale nachdenken. Das Thema
„Sicherheit„ ist bei jeder Workspace-Version großgeschrieben, auf dem höchsten Level profitierst du jedoch von maximal
konzentrierter Datensicherheit.
Möchtest du Unterstützung zum Einstieg in die Google Workspace Welt wahrnehmen?
Lass Google Workspace ein Teil deines Unternehmens sein und integriere es in deine Workflow-Automatisierung. Gehe auch in deinem Unternehmen mit dem Wandel und ermögliche deinen Mitarbeitern das mobile und flexible Arbeiten.
Mit dem System-OnBoarding von Optimize & Inspire ist Google Workspace schon bald ein fester Bestandteil deines kleinen oder mittelständischen Unternehmens. Wir unterstützen dich und deine Mitarbeiter beim Prozess der Integration in den Arbeitsalltag.
Tritt mit uns in Kontakt und wir stehen dir schon bald mit Rat und Tat zur Seite!
Ich bin Gründer & Initiator von Optimize & Inspire, der praktischen Unternehmensberatung und Trainingsagentur. Mein Herz schlägt für Unternehmertum, Innovationen und konstruktive Lösungen im täglichen Miteinander.
